Bonjour,
maintenant que notre diagnostique est fait, que nous connaissons nos voleurs de temps, que nous avons définis nos objectifs et planifié par écrit, il est peut être temps d'organiser ce fameux temps.
Tout comme nous avons sur notre agenda les dates et heures de nos rendez-vous, il est utile d'utiliser la même méthode pour le travail plus sédentaire. J'utilise depuis maintenant plusieurs années un plan de journée, qui, comme son nom l'indique, me permet de superviser ma journée et donc, de planifier mon temps.
J'utilise la méthode NERAC qui est assez simple et ne nécessite que très peu de temps tout les jours pour organiser mes journées.
Que signifie NERAC ?

• Noter les activités, les tâches à accomplir
• Estimer les durées
• Réserver du temps
• Arbitrer par priorités
• Contrôler
  

Pour la première activité qui est de noter, il faut tout d'abord constituer une check-list sur laquelle on consigne les tâches indispensables à accomplir sur la semaine, le mois, voire l'année en précisant le délai, la priorité, une date de planification et la date réalisation.
C'est à partir de ce document que vous allez pouvoir planifier sur votre journée les activités importantes (en effet, il est inutile de noter sur la check-list les activités "secondaires").
Notez sur votre plan de journée ce qui n'a pas été achevé la veille, les nouvelles tâches qui s'ajoutent, les appels téléphoniques à donner, les courriers à faire, les mails à envoyer, etc, mais aussi les tâches qui reviennent périodiquement comme les réunions par exemple.
L'estimation des durées doit être approximative pour permettre une flexibilité de votre journée. Ne vous mettez pas de pression inutile en mettant une heure butoir à la fin d'une tâche. C'est le meilleur moyen de mal faire.
Pourquoi réserver du temps ? Nous ne vivons pas dans un monde idéal où les choses se déroulent exactement comme nous l'avons décidé.
Planifiez environ 60% de votre temps de travail. Les imprévus et les fameux voleurs de temps se chargeront de remplir l'espace laissé libre !
Le fait de planifier 60% de notre temps nous oblige à prioriser les tâches. Il faut être réaliste et rigoureux dans la priorisation et ne pas oublier que l'on peut (on doit...) également déléguer.
L'intérêt du contrôle est évident. Vous êtes ainsi sûr de tenir vos délais, vos engagements, que vos délégations sont prises en compte. Si vous reportez continuellement une tâche, lors de votre contrôle, vous finirez par prendre une des décisions suivantes : vous attaquer à cette tâche, ou la supprimer car elle s'est réglée d'elle même ou n'est plus prioritaire.
Organisez votre check-list et votre plan de journée comme vous l'entendez, vous serez plus enclins à utiliser votre propre outil qu'un outil pensé par un autre.
Au prochain épisode, je vous propose de voir ensemble comment déterminer ses priorités.
A bientôt !