Depuis le 1er janvier 2009, tous les employeurs ont l’obligation de prendre en charge une partie des frais de transports collectifs de leurs salariés pour se rendre de leur domicile à leur lieu de travail. Ce remboursement est soumis à conditions. Quels sont les frais d’abonnement concernés ? Comment s’opère le remboursement si le salarié habite loin de son lieu de travail ? Quel est le régime social applicable à cette prise en charge obligatoire ?

Un remboursement accessible aux titulaires d’un abonnement

L’employeur prend en charge, sur la base des tarifs deuxième classe, 50% minimum des frais de transports collectifs permettant au salarié d’effectuer le trajet de son domicile à son lieu de travail dans le temps le plus court (articles L.3261-2 et R.3261-1 du Code du travail). Le remboursement des frais de transports collectifs concerne :

• les abonnements multimodaux à nombre de voyages illimités,
• les abonnements annuels, mensuels, hebdomadaires ou à renouvellement tacite, à nombre de voyages limités ou illimités,
• les abonnements à un service public de location de vélos (article R.3261-2 du Code du travail).

Les billets à l’unité sont donc exclus du remboursement des frais de transports collectifs.

Temps partiel : une prise en charge parfois identique à un temps complet

Tout dépend du nombre d’heures effectuées :

• Lorsque le salarié est  à mi-temps (par rapport à la durée légale ou conventionnelle si elle est inférieure), sa prise en charge des frais de transports collectifs est identique à celle d’un temps complet.
• Si le salarié travaille une durée inférieure à un mi-temps, l’employeur ne prend en charge ses frais d’abonnement qu’en proportion du nombre d’heures travaillées par rapport au mi-temps (article R.3261-9 du Code du travail).

La fourniture de justificatifs est obligatoire

Les salariés doivent fournir leurs titres de transport et la copie de leur abonnement à leur employeur. Les titres doivent permettre d’identifier le bénéficiaire. Une fois les justificatifs fournis, l’employeur doit procéder au remboursement des frais de transports collectifs au plus tard à la fin du mois suivant. En cas d’abonnement annuel, le montant est réparti mensuellement. Le remboursement des frais de transport collectifs doit figurer sur le bulletin de paie (Formation Établir la paie).

La maladie a-t-elle un impact sur le remboursement ?

Oui, si l’absence est de longue durée. Selon une circulaire ministérielle du 24 décembre 1982, la prise en charge de l’abonnement mensuel s’effectue normalement sans abattement, si le salarié a effectué au moins un trajet domicile-lieu de travail dans le mois.
En cas d’abonnement annuel, l’employeur effectue le remboursement normalement pour le mois durant lequel l’arrêt maladie intervient. Pour les mois suivants, si l’absence se prolonge et qu’aucun trajet domicile lieu de travail n’est effectué, il n’y a plus de prise en charge par l’employeur des frais de transports.

Une prise en charge des frais de transports collectifs exonérée de cotisations

Le remboursement obligatoire de 50 % des frais de transports collectifs est exonéré de cotisations et contributions sociales (cotisations de sécurité sociale, de CSG et CRDS, cotisations de retraite complémentaire, cotisations chômage, FNAL, versement transport, taxe d’apprentissage… selon l’article L.131-4-1 du Code de la sécurité sociale).
L’employeur peut aller plus loin que l’obligation légale et rembourser en intégralité les frais d’abonnement, tout en bénéficiant d’une exonération de cotisations et contributions dans la limite des frais engagés.

Et si le salarié vit loin de son lieu de travail ?

Pour la Cour de cassation, la distance importe peu, l’obligation reste la même. Il faut rembourser une partie des frais de transports collectifs souscrits par les salariés pour leurs déplacements domicile-lieu de travail sans distinguer selon la situation géographique du domicile (Cass soc 12 décembre 2012 n°11-25089). Au niveau du régime social, la Direction de la sécurité sociale, considère quant à elle que le remboursement ne doit être effectué que si le salarié a fixé son domicile de manière éloignée en raison de contraintes familiales ou liées à l’emploi.