« (Encore) un workshop ? Ah non, ça va le blabla, on a du pain sur la planche … ». (client anonyme). Et pourtant, l’expérience montre que le workshop est un des outils les plus rapides et efficaces pour construire un projet sur des bases solides.

Le principe : Réunir toutes les parties prenantes autour d’un sujet donné, en un seul lieu (le plus « clos » possible ;-), pendant au moins 2 heures, souvent pendant une demi-journée, voire une journée. Pendant ce temps-là, ils travaillent ensemble, encadrés par un animateur qui propose différentes activités de réflexion, de créativité et/ou de synthèse en vue d’un objectif défini au préalable. (Il va de soi qu’une telle entreprise exige un animateur formé, expérimenté et bien immergé dans le sujet à traiter ainsi qu’une préparation intellectuelle et logistique considérable).

Retour d’expérience : une grande institution va redéfinir l’organisation de sa communication web. Les dirigeants ont naturellement leurs idées sur le sujet, et il a été indispensable de les recueillir précisément à travers des interviews, réunions etc. C’est eux qui doivent indiquer les objectifs et donner les orientations. Ce qui leur manque par contre, c’est une vision pratique du terrain.

Pour cela, notre plan de mission prévoit un workshop avec les acteurs impliqués dans la communication web de la dite institution. Eparpillés dans des unités différentes, en général seuls à exercer leur métier, ces « webmasters » souffrent tous plus ou moins de leur isolement, et le fait qu’une rencontre soit organisée à leur intention, les motive déjà beaucoup. Pendant la séance, de grands axes se dégagent, de l’état des lieux jusqu’à la proposition d’un plan d’action. Les aller-retour entre activités en commun et individuelles permettent de recueillir chaque point de vue, sans l’altérer ou le noyer dans un avis majoritaire, tout en profitant de la dynamique du groupe. Si une décision était souhaitée, nous pourrions établir un consensus, ou procéder au vote. Cependant, dans notre cas, l’objectif est plutôt de dégager les lignes de force à prendre en compte par la direction.

Il aura ainsi été possible, en 2 séances, de rencontrer et d’échanger avec 16 acteurs concernés. Les avantages par rapport à d’éventuels entretiens individuels sont évidents : un gain de temps considérable et l’émulation du groupe, qui fait émerger des idées qu’aucun des participants n’aurait exprimées individuellement. En outre, ces séances auront permis aux acteurs d’explorer et d’entamer des échanges de bonnes pratiques et de ressources.

Pour la conduite du changement, l’essentiel réside pourtant dans le fait qu’à travers ces workshops, les participants se sont constitués en tant que groupe : ils se sont alors engagés, en tant que groupe, dans la dynamique du projet. Ceci fait dorénavant partie de leur identité métier collective : « nous en tant qu’acteurs du web soutenons le projet de réorganisation ». Adhérer au projet devient alors une question d’appartenance qui dépasse une éventuelle prise de position personnelle (qu’on aurait pu influencer à travers un entretien individuel).


Le support du groupe des webmasters sera précieux quand il s’agira d’implanter les changements induits par le projet. Non seulement sera-t-il ainsi plus facile de le motiver quand il devra fournir des efforts d’adaptation, mais aussi pourra-t-il agir comme « sponsor » du projet au sein de l'institution.


Indépendamment du projet et afin de poursuivre l’échange de ressources et de bonnes pratiques, les participants ont exprimé le souhait de se rencontrer régulièrement, si possible sous l’animation d’un intervenant extérieur … Affaire à suivre.