Comment gagner du temps au travail ? La formule du gain de temps
Le temps, c’est bien connu, on en manque toujours ! Alors voici une série de conseils pratiques pour gagner du temps dans le cadre de vos activités :
- Rédiger des emails clairs et efficaces
Lire les dizaines d’emails que l’on reçoit tous les jours est une tâche chronophage. Pour gagner du temps, soyez bref et percutant dans vos emails et incitez vos collaborateurs à faire de même. Un bon email, c’est un email dont l’intitulé et le corps permettent de comprendre le sujet et la demande instantanément.
- Répondre à ses mails efficacement
Une autre astuce pour gagner du temps avec ses emails : ne garder dans votre boite de réception que les mails qui nécessitent une action spécifique. Répondez immédiatement aux emails pour lesquels c’est possible (si vous pouvez y répondre en moins de deux minutes, faites-le !).
- Ordonner vos dossiers et emails
Perdre quelques secondes à correctement archiver un document, c’est en gagner beaucoup plus pour la suite !
- S’imposer des pauses
Des petites pauses à intervalles réguliers, c’est un moyen d’aérer son cerveau, de prendre un peu de recul et de redémarrer de plus belle.
- Prévoir un « gardien du temps » pour vos réunions
Les réunions sont souvent chronophages, et limiter leur durée peut les rendre plus productives. L’astuce pour éviter une réunion qui s’allonge, c’est de désigner un arbitre qui veillera au respect des horaires et préviendra les débordements excessifs.
- Prévenir vos collaborateurs de vos horaires de travail
Quand on travaille en équipe ou pour un client, on peut parfois perdre beaucoup de temps à se coordonner. Le mieux, c’est donc d’informer clairement vos collaborateurs de vos disponibilités et de prendre connaissances des leurs, afin d’éviter de perdre trop de temps à attendre leurs retours.
- Connaitre le trafic et adapter vos trajets et horaires
La meilleure façon de gagner du temps, c’est d’arrêter d’en perdre dans les transports. Quand vous le pouvez, adaptez vos horaires pour éviter les embouteillages ou la cohue dans les transports en commun. Quand vous vous déplacez, n’hésitez pas à faire bonne usage des applis smartphones pour connaître le trajet le plus rapide en temps réel et avoir accès à toutes les infos qui vous feront gagner du temps (numéro de quai, sortie etc.).
- Éviter de perdre du temps dans les files d’attente
Faire la queue pour un restaurant ou renouveler sa carte de transport, c’est l’assurance de perdre du temps et de gagner du stress. Soyez malins, anticipez vos démarches ! Pensez aussi à utiliser les plateformes de réservation en ligne ou à faire appel aux services professionnels (coursier, conciergerie etc.).
- Concentrez vous sur une tâche
On a tous tendance à vouloir faire plusieurs choses en même temps pour gagner du temps. Mais à trop vouloir gagner du temps, on en perd souvent ! Lorsque c’est possible, réservez-vous donc des temps de travail protégés de toutes interruptions pour avancer au plus vite sur une tâche spécifique (fermez Outlook, déconnectez votre téléphone etc.). Notez vos heures les plus productives et réservez les tâches les plus importantes à ces plages horaires !