Les réunions, une perte d’argent ? Comment évaluer leurs coûts ?

Début janvier, la Harvard Business Review a mis au point une application étonnante : le Meeting Cost Calculator^[1] ! Le principe :  évaluer le coût de vos réunions sur la base d’informations sur la durée, le nombre de participants et leur salaire, et ainsi estimer ce que vous pourriez économiser et comment.

Signe que le coût des réunions est une problématique de plus en plus prise en compte par le monde des entreprises, il existe plusieurs autres outils de ce type, comme par exemple le site Réuniomètre et l’application Real Cost Meeting.

Pourquoi ces applications ? Parce que comme le démontre une étude menée par Atlassian, les réunions improductives ne représentent pas qu’une perte de temps importante : elles ont aussi un coût !

Selon cette étude, les réunions inutiles coûteraient 37 milliards de dollars par an aux Etats-Unis (en coût salarial). Elles auraient par ailleurs des coûts cachés : les réunions improductives impactent le mental et la motivation des employés, et donc leur productivité.

Des applications utiles pour limiter le coût des réunions ?

Si ces applications ont avant tout pour but de vous faire réfléchir sur le coût de vos trop nombreuses réunions, elles peuvent aussi avoir une vraie utilité pratique.

Real Cost Meeting, la plus aboutie, est par exemple un outil particulièrement intéressant pour accompagner vos réunions et faire avancer vos pratiques. Outre l’estimation du temps et du coût de la réunion (sur la base du nombre de participants et de coûts horaires personnalisés), l’application propose aussi un mode « progresser », qui vise à vous aider à « aborder efficacement la réunion dès son commencement » : à mesure que le temps défile, des conseils vous sont ainsi prodigués pour rendre la réunion dynamique et réduire son coût.

Mais attention, il est aussi important de savoir prendre des libertés avec ses règles d’organisation et d’accepter de perdre du temps afin de réduire les risques d’anxiété, et à terme gagner en productivité et en créativité !

[1] Cette appli est disponible en ligne ou sur smartphones (iOS ou Android).