par AFI expertise

1. Ne pas utiliser le bon outil de travail

À l'ère du numérique, les outils de communication sont de plus en plus nombreux : réunion virtuelle, mur de discussions, réseaux sociaux, courriels, SMS, etc. Chacun de ces outils possède des forces et des faiblesses. Déséquilibrer leur utilisation ou en utiliser un à outrance en oubliant les autres peut affecter négativement le temps d'exécution de certaines tâches, en plus de diminuer la créativité et la mobilisation des équipes. Il est donc important de bien connaître ses outils de travail pour savoir, selon le contexte, lequel utiliser.

Le courriel est l'outil de travail le plus utilisé pour communiquer avec un collègue, que ce soit pour poser une question, faire un suivi ou envoyer un document. Mais cette surutilisation embourbe votre boîte courriel, rend la recherche d'information difficile et diminue la mémoire corporative de l'entreprise. Il est donc préférable de dévier certains types d'informations de vos courriels vers des plateformes collaboratives telles que Yammer et Teams.

2. Ne pas savoir gérer les priorités

Les technologies numériques nous donnent accès à beaucoup d'informations, et ce, en tout temps. Dans ce contexte, savoir repérer l'information à valeur ajoutée, la comprendre, l'analyser, la garder en mémoire (corporative) et la diffuser est devenu un art. Cela est encore plus vrai dans un environnement de travail où les interruptions sont nombreuses : téléphone, notifications, courriels, SMS... L'abondance d'information jumelée aux nombreuses interruptions sont deux facteurs de dispersion qui diminuent la concentration, entrainent une augmentation du temps d'exécution et nous font passer à côté de nos réelles priorités.

Le temps dont on dispose dans une journée est limité alors que les courriels entrants, eux, sont illimités. Mon conseil : enlevez toutes les alertes de réception de courriel pour éviter la tentation de lire chacun d'eux au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Prenez plutôt connaissance de vos courriels régulièrement, aux heures ou entre deux tâches. Le courriel ne devrait pas être utilisé pour traiter une urgence. Si vous avez une question urgente, privilégiez la messagerie instantanée au courriel. De cette façon, vous n'obligez pas vos collègues à vérifier leur boîte courriel toutes les 20 minutes.

3. Le manque de formation

La plupart d'entre nous pensent savoir utiliser les outils de travail à leur disposition, mais combien le font réellement de façon efficace ? Très peu. Pourtant, une minorité d'entreprises seulement décident de former leurs employés sur l'utilisation des outils de travail. Il est plus que temps que les organisations offrent des formations avancées et spécialisées sur les outils et les façons de communiquer à tous leurs employés. Quotidiennement, nous rencontrons des employés qui souffrent d'un manque de techniques, d'expertise et de vision. Le malaise est grand et répandu : les travailleurs ne savent plus sur quel pied danser et ont besoin de prendre du recul. Pour contrer ce phénomène, les organisations se doivent d'investir dans les compétences numériques des employés.

De plus, nous croyons fermement que tous les gestionnaires doivent mettre le raffinement des techniques de communication de leurs équipes au cœur de leurs priorités. C'est incontestablement le grand cheval de bataille pour réussir à augmenter la productivité de leur organisation dans les années à venir. Pour y parvenir, ils devront maîtriser eux-mêmes les outils et les meilleures pratiques, en parler abondamment, clarifier leurs attentes et établir des normes claires.

La productivité est un enjeu majeur pour toutes les organisations. Investir dans les technologies de l'information et des communications d'une part et dans la formation et les compétences numériques d'autre part est certainement une des clés pour favoriser son accroissement.