Comment réussir une réunion Zoom? Mode d’emploi

Un an après le début de la pandémie, vous utilisez plus que jamais des logiciels d’appels vidéo comme Zoom. On est au stade où tout le monde sait s’en servir, mais est-ce que tout le monde sait en tirer profit et ressortir avec quelque chose de fructueux afin de réussir sa réunion Zoom?

Il est temps que les cadres et les chefs d’équipe cessent de se demander comment organiser une réunion Zoom parfaite et commencent à planifier leur prochain appel vidéo réussi.

Heureusement, il existe des choses simples à faire et à ne pas faire pour planifier la réunion Zoom parfaite. En les suivant, vous obtiendrez des réunions virtuelles qui transmettent efficacement l’information, valorisent l’opinion des employés et ne font pas perdre de temps. Autrement, vous tomberez dans ce qu’on appelle la fatigue Zoom.

Que faire pour une réunion Zoom réussie?

  • Prévoyez le déroulement de la réunion
  • Envoyez le lien deux fois
  • Suivez la « règle de Brady Bunch ».
  • Envoyer le matériel au préalable
  • Ayez un plan de rencontre
  • Laissez du temps pour la discussion

Prévoyez le déroulement de la réunion

Une journée de travail organisée crée un environnement de travail efficace, permettant aux gens de planifier leur temps et d’accomplir leurs tâches de manière ordonnée. La direction doit toujours s’efforcer de prévenir à l’avance d’une réunion, car cela entraîne le moins d’interférences possible dans la journée de travail.

Lorsque vous planifiez une réunion Zoom, essayez de choisir un moment qui ne perturbera pas le déroulement de la journée de travail. Une étude a montré que le mardi à 10h était le moment optimal de la semaine pour tenir une réunion. Cela étant dit, il est toujours utile de solliciter l’avis des employés sur le meilleur moment pour une réunion virtuelle ou Zoom. Un sondage rapide peut aider les employés à se sentir impliqués et à avoir leur mot à dire au sein de l’organisation.

Envoyez le lien deux fois

Une enquête réalisée en 2019 a révélé que l’employé de bureau moyen recevait en moyenne 88 courriels par jour, ce qui représente une quantité d’informations assez importante à suivre.

Les courriels se perdent, sont supprimés accidentellement ou tout simplement égarés, et la réception d’un si grand nombre de messages a été citée comme un facteur contribuant à la perte de productivité. Les organisateurs de réunions virtuelles devraient quand même faire en sorte que les employés puissent trouver facilement le lien vers les réunions virtuelles.

Envoyez-le avec l’invitation originale et le calendrier de la réunion, puis envoyez-le à nouveau le jour même. S’il existe un canal de discussion du groupe de travail, il est tout aussi efficace d’y déposer le lien le matin même. Cela permettra à chacun d’arriver virtuellement à l’heure, évitant ainsi des retards inutiles.

Suivez la « règle de Brady Bunch”

Les grandes réunions ne sont pas efficaces, et de nombreuses études le confirment. Lorsqu’il s’agit de réunions géantes de type hôtel de ville avec des dizaines, voire des centaines d’employés, il est presque impossible de maintenir l’engagement de chacun et il est beaucoup plus facile pour l’esprit des gens de s’égarer et de se perdre. Amazon était célèbre pour la « règle des deux pizzas« , selon laquelle aucune réunion ne doit réunir plus de personnes qu’on ne peut en nourrir avec deux pizzas. Si cette règle est une bonne référence pour les réunions en personne, elle est plus difficile à reproduire dans le cadre virtuel.

Lors de l’organisation de la prochaine réunion de Zoom, suivez plutôt la « règle de Brady Bunch » : limitez le nombre de personnes présentes à celui qui apparaît dans le générique de la sitcom classique des boomers, où une famille de huit personnes et une femme de ménage ne reçoivent qu’un seul salaire. Cela permet à toutes les personnes présentes dans la réunion d’apparaître sur la grille Zoom, ou sur celle de votre programme d’appel vidéo préféré, sans avoir à faire constamment des allers-retours. Même si ce nombre limité signifie que les chefs d’entreprise devront diviser les employés en groupes et organiser plusieurs réunions, l’efficacité et le niveau de participation accrus compenseront le temps supplémentaire requis.

Envoyer des documents à l’avance

L’une des principales raisons de l’existence même des réunions est de fournir des informations importantes aux employés. Au lieu de leur permettre de ne voir ces documents que pendant les réunions, vous pouvez envoyer les documents importants avant la réunion. Les gens lisent et digèrent les informations à des vitesses différentes, et il n’y a rien de mal à cela. En ayant accès aux documents avant les réunions, chaque employé peut prendre le temps nécessaire pour les examiner correctement, comprendre les bases et réfléchir aux questions et préoccupations.

Cela peut également réduire le temps passé à partager des écrans pendant une réunion, qui devient alors une source de problèmes techniques et autres. Il suffit d’inclure les PowerPoint, les bulletins d’information et les fiches d’information dans le même courriel que celui qui programme la réunion, et les employés seront libres de les consulter à leur propre rythme.

Avoir un plan de rencontre

Il est toujours bon d’avoir un plan de rencontre. Cela ne signifie pas que chaque seconde doit être minutieusement planifiée, mais la création d’une structure pour la réunion virtuelle a ses avantages. Elle permet aux responsables de la réunion de s’assurer que toutes les questions importantes seront abordées et qu’elles feront l’objet d’une discussion appropriée. Si l’on craint que la réunion virtuelle ne dure trop longtemps, le fait de disposer d’un plan permet d’évaluer plus facilement la durée de certains éléments et de s’assurer qu’il n’y a pas trop de choses à empiler dans un laps de temps limité.

Le fait de disposer d’une feuille de route pour la réunion peut également aider les dirigeants à se sentir plus à l’aise. La prise de parole en public est l’une des craintes les plus souvent citées, mais le fait de planifier chaque sujet donne aux orateurs la possibilité d’organiser leurs remarques et même de pratiquer ce qu’ils veulent dire, au lieu d’essayer de guider la réunion de la bonne manière sur place.

Laisser du temps pour la discussion 

Chaque réunion par appel vidéo ou zoom doit prévoir du temps pour la discussion, les réactions et les questions des employés. Le travail à distance étant toujours la norme pour de nombreuses entreprises, il est plus important que jamais que chaque employé se sente entendu et vu. Travailler seul pendant de longues périodes peut accroître le sentiment d’isolement et peut même susciter du ressentiment s’ils se sentent ignorés, ce qui conduit à l’épuisement professionnel des employés. 

Les données sur le recrutement montrent que les gens veulent travailler pour des entreprises où ils sont encouragés à faire entendre leur voix, 90% des employés déclarant qu’ils sont plus susceptibles de s’engager dans une entreprise qui tient compte des commentaires des travailleurs. Une équipe diversifiée d’employés examinera les informations de leur propre point de vue, en y apportant un éclairage différent grâce à la discussion et au retour d’information.

Cela permettra d’envisager de nouvelles approches et de mettre en évidence des facteurs importants. Ce type de discussion respectueuse et réfléchie entre les équipes de travail devrait toujours être encouragé, et les réunions vidéo continuent d’être un moment optimal pour le faire.

En suivant ces lignes directrices simples et directes, il sera possible d’avoir une réunion ou un appel vidéo avec des collègues de travail et des collaborateurs.

Dans un prochain article, nous vous expliquerons ce qu’il ne faut pas faire lors de la planification de votre prochain appel vidéo.

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