Juillet déjà ! Les vacances se profilent, le rythme ralentit.
Et le temps de l’archivage arrive. Au bureau c’est un grand classique.
Mais chez soi ? Même à la maison, il arrive d’être envahi de papiers entassés. Alors autant s’y mettre maintenant pour partir tranquille….

Mes lecteurs fidèles se souviendront peut-être d’un de mes billets, un peu ancien il est vrai : toute pile de papiers est une pile de décisions non prises. Pile ou tas, s’entend ! Il avait suscité à son époque, 2 ans déjà, quelques échanges intéressants sur la verticalité ou la psychologie de la pile.

La première décision est d’attaquer cette pile, alors place à la technique :

Prendre la pile (ou tas) et prendre les papiers un par un en les dispatchant en 3 piles :

A traiter - A classer - A jeter

En appliquant quelques principes :

- Rendez-vous sur ce site du service public (allons à la source) pour savoir ce qu’il convient de garder et combien de temps (cela ne sert à rien de garder 10 ans vos factures de téléphone. Et il n’y a pas de « okazou » qui tienne),

- Plus vous gardez de papiers, plus vous en avez, plus c’est long à classer, plus cela prend de la place, plus c’est laborieux pour retrouver quelque chose,

- Rappelez-vous cet axiome : "tout document inclassable peut être jeté immédiatement, il ne sera jamais retrouvé". Et si vous hésitez à jeter, dites-vous que si vous retrouvez ce papier dans 6 mois, vous le jetterez, alors autant le faire tout de suite.

- De plus en plus d’organisme (et je pense à EDF, téléphone, ou certain vendeur d’électroménager) proposent les factures en ligne. Pratique, bon pour la planète… pensez-y.

Ces trois piles une fois constituées, prendre la première "A traiter"… et traitez !

Bon, j’admets qu’il reste souvent, une chemise « A faire », et/ou « En attente », car tout ne peut pas être traité immédiatement (il faut bien garder quelques décisions pour plus tard).
Après traitement et mise à part cette exception, la pile va se répartir sur les 2 restantes : A classer ou à jeter.

Prenez la pile à jeter et… brulez, déchirez, détruisez ou lacérez les papiers, c’est au choix.

Je n’ai pas fait de statistiques mais empiriquement, vous vous retrouvez avec environ une moitié des décisions de prises ou... des papiers en moins. Pas mal non ?

Maintenant trions cette pile à classer :

Faites un premier tri un peu primaire : énergies, communications, assurances, maison, salaires, enfants, santé, biens d’équipement, impôts, banque….
Reprenez chaque pile ainsi formée et affinez votre tri. Par exemple Impôts comprend impôt sur le revenu qui comprend déclaration, avis,… Il ne reste plus qu’à ranger dans la bonne sous-chemise/chemise/boite/classeur.
Parce que bien sûr votre plan de classement est déjà fait.
Et pour les puristes, bien sur, classer les documents dans l’ordre chronologique, enfin le plus récent sur le dessus…

Quelques conseils supplémentaires du bosco (du vu ou du vécu !)

- Pas la peine de garder les enveloppes (sauf les recommandés), cela prend de la place, ne sert à rien et oblige à retirer de l’enveloppe pour voir le thème ou la date,…

- Savoir s’il faut classer les contrats d’assurance tous ensemble ou selon le thème : maison, voiture… est un débat intéressant mais à mon sens improductif, l’important est de classer toujours de la même façon,

- Si acheter de jolies boîtes décoratives vous aide à classer, pourquoi pas… si elles ne restent pas emballées 3 ans…

- Si vous pré-classez vos documents à leur arrivée dans un trieur, cela vous facilitera le travail ensuite et évitera le syndrome de la pile décourageante,

- Evitez d’utiliser 15 boites rigides extraplates pour le même dossier volumineux (même si c’est de la récup’),

- N’oubliez pas d’écrire le thème sur le la boite ou dossier,

- Prévoyez les boites ou classeurs un peu grands, pour pouvoir ajouter facilement des papiers : rien de pire que de manipuler des dossiers ventrus ou des boites déformées et impossibles à fermer.

- Le fin du fin : utilisez le même plan de classement pour vos documents électroniques sur votre micro.

Convaincu ?