Pour mieux préparer le retour au travail dans votre organisation, voici les étapes à prévoir. N'oubliez pas de les adapter pour tenir compte des mesures établies contre la COVID-19.1- Analyse de la situation - décideurs On veut établir les scénarios les plus probables pour les prochaines semaines, selon les directives gouvernementales, la capacité des employés, les ventes prévues, les finances, etc. On veut produire...
- un portrait des employés : lesquels sont actuellement à temps plein, à temps partiel, prêts à revenir, disponibles, lesquels ont des compétences critiques pour la reprise...
- un portrait des ventes et approvisionnements : quels clients et fournisseurs sont arrêtés, en opérations partielles ou complètes, les ventes et achats à prévoir, les délais de paiement...
- un portrait financier et des prévisions d'encaisse selon les revenus et dépenses prévues, incluant les aides gouvernementales, les possibilités avec son institution financière...
- les scénarios possibles, ex. optimistes et pessimistes, "plans B"...
2- Réunir et décider - décideurs et responsables des fonctions essentielles
- Réunir les responsables des fonctions essentielles, discuter ensemble des scénarios et des prochaines étapes à prévoir. S'il y en a un, intégrer le comité SST d'une façon ou d'une autre.
- Décider des grandes lignes du plan.
- Déterminer un responsable ou un comité qui complétera l'information et rédigera le plan.
- Planifier les prochaines rencontres.
3- Construire plan - responsable ou comité
- Valider le plan général avec ceux qui supervisent des employés et/ou une fonction liée à la reprise des activités.
- Les informer du plan général.
- Leur demander de compléter les parties qui les concernent ou le faire avec eux.
- Établir avec eux les besoins pour opérationnaliser le plan : outils de communications, formation, matériel, aide externe, aménagements physiques ou d'horaires, etc.
- Construire une ébauche du plan.
- Revenir avec le groupe précédent pour valider et finaliser le plan complet.
- Produire les éléments complémentaires : outils de communications, formations,
- Commander et prévoir les ressources externes et le matériel : produits nettoyants, plexiglas, déménageurs, formateurs, etc.
4- Mettre en oeuvre le plan - tous
- Finaliser les outils de communications et les formations.
- Ces outils doivent inclure les nouveaux processus à prévoir, ex. horaires décalés, port du masque, travail à moins de 2 mètres d'un collègue, nettoyage des espaces communs...
- Réunir tous les employés, tous ensemble si possible, sinon par équipe, et avec un décideur présent pour chaque rencontre.
- Leur présenter le plan général dans les grandes lignes, et les parties qui les concernent en détail, et répondre à leurs questions. Leur indiquer comment ils pourront poser leurs questions et donner leur rétroaction dans le futur.
- Former les employés - au moins former tous les superviseurs/gestionnaires qui formeront à leur tour leurs employés.
- En parallèle ou par la suite, effectuer les aménagements nécessaires : pose de plexiglas, éloignement des stations de travail, disposer les produits nettoyants, etc.
- RAPPEL : communiquer avec tous les employés AVANT de commencer les aménagements...
5- Suivre et améliorer le plan - responsable ou comité
- Selon ce qui a été prévu durant la mise en oeuvre, communiquer avec gestionnaires, superviseurs et employés pour avoir leur rétroaction.
- Avoir des espaces pour recevoir leur rétroaction en dehors de ce qui avait déjà été prévu.
- Rapporter les rétroactions et suggestions d'amélioration aux décideurs et s'assurer qu'il y ait une réaction à toutes les rétroactions, quelles qu'elles soient.
- Mettre en oeuvre les améliorations.
Pour voir tous les textes de la série "Pandémie" cliquer ici.