5 étapes pour bâtir un plan de retour au travail - COVID-19 no 2

5 étapes pour bâtir un plan de retour au travail - COVID-19 no 2Pour mieux préparer le retour au travail dans votre organisation, voici les étapes à prévoir. N'oubliez pas de les adapter pour tenir compte des mesures établies contre la COVID-19.
1- Analyse de la situation - décideurs On veut établir les scénarios les plus probables pour les prochaines semaines, selon les directives gouvernementales, la capacité des employés, les ventes prévues, les finances, etc. On veut produire...
  • un portrait des employés : lesquels sont actuellement à temps plein, à temps partiel, prêts à revenir, disponibles, lesquels ont des compétences critiques pour la reprise...
  • un portrait des ventes et approvisionnements : quels clients et fournisseurs sont arrêtés, en opérations partielles ou complètes, les ventes et achats à prévoir, les délais de paiement...
  • un portrait financier et des prévisions d'encaisse selon les revenus et dépenses prévues, incluant les aides gouvernementales, les possibilités avec son institution financière...
  • les scénarios possibles, ex. optimistes et pessimistes, "plans B"...

2- Réunir et décider - décideurs et responsables des fonctions essentielles
  • Réunir les responsables des fonctions essentielles, discuter ensemble des scénarios et des prochaines étapes à prévoir. S'il y en a un, intégrer le comité SST d'une façon ou d'une autre.
  • Décider des grandes lignes du plan.
  • Déterminer un responsable ou un comité qui complétera l'information et rédigera le plan.
  • Planifier les prochaines rencontres.

3- Construire plan - responsable ou comité 
  • Valider le plan général avec ceux qui supervisent des employés et/ou une fonction liée à la reprise des activités.
  • Les informer du plan général.
  • Leur demander de compléter les parties qui les concernent ou le faire avec eux. 
  • Établir avec eux les besoins pour opérationnaliser le plan : outils de communications, formation, matériel, aide externe, aménagements physiques ou d'horaires, etc.
  • Construire une ébauche du plan.
  • Revenir avec le groupe précédent pour valider et finaliser le plan complet.
  • Produire les éléments complémentaires : outils de communications, formations, 
  • Commander et prévoir les ressources externes et le matériel : produits nettoyants, plexiglas, déménageurs, formateurs, etc.

4- Mettre en oeuvre le plan - tous 
  • Finaliser les outils de communications et les formations.
  • Ces outils doivent inclure les nouveaux processus à prévoir, ex. horaires décalés, port du masque, travail à moins de 2 mètres d'un collègue, nettoyage des espaces communs...
  • Réunir tous les employés, tous ensemble si possible, sinon par équipe, et avec un décideur  présent pour chaque rencontre.
  • Leur présenter le plan général dans les grandes lignes, et les parties qui les concernent en détail, et répondre à leurs questions. Leur indiquer comment ils pourront poser leurs questions et donner leur rétroaction dans le futur.
  • Former les employés - au moins former tous les superviseurs/gestionnaires qui formeront à leur tour leurs employés.
  • En parallèle ou par la suite, effectuer les aménagements nécessaires : pose de plexiglas, éloignement des stations de travail, disposer les produits nettoyants, etc. 
  • RAPPEL : communiquer avec tous les employés AVANT de commencer les aménagements...

5- Suivre et améliorer le plan - responsable ou comité 
  • Selon ce qui a été prévu durant la mise en oeuvre, communiquer avec gestionnaires, superviseurs et employés pour avoir leur rétroaction.
  • Avoir des espaces pour recevoir leur rétroaction en dehors de ce qui avait déjà été prévu.
  • Rapporter les rétroactions et suggestions d'amélioration aux décideurs et s'assurer qu'il y ait une réaction à toutes les rétroactions, quelles qu'elles soient.
  • Mettre en oeuvre les améliorations.

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